¿Cómo usar de manera efectiva los sistemas de gestión de llaves para un negocio de mucho volumen?
En nuestra última guía, vemos cómo las empresas con mucho volumen pueden utilizar eficazmente los sistemas de gestión de llaves en su día a día.
Los negocios con un volumen alto pueden suponer que un cliente gaste miles de dólares en una sola transacción.
Este incentiva a los posibles delincuentes que busquen desviar esos fondos hacia sus propias cuentas.
Alternativamente, un negocio de gran tamaño podría requerir un sistema optimizado y eficiente para producir o entregar un gran volumen de bienes o servicios y satisfacer así la demanda.
Para estos negocios de alto volumen, ya sea generando muchas ventas o dando un servicio a escala masiva, es muy difícil que puedan controlar todo. Para este tipo de empresas, la visibilidad es el mayor beneficio de un sistema de gestión de llaves efectivo. Cuanto mayor sean las ventas, productos y servicios, mayor será el papeleo y mantenimiento de registros. Esto puede ser laborioso y consumir mucho tiempo. Además, si se hace manualmente, hay más posibilidades de que haya un error humano.
Un buen sistema de gestión de llaves puede ayudarle a controlar cómo las llaves son usadas en el trabajo. También puede automatizar muchas tareas manuales.
En este post le enseñaremos como un sistema de gestión de llaves electrónico puede ayudar a transformar su empresa de mucho volumen.
6 maneras de usar sistemas de gestión de llaves para obtener beneficios de seguridad adicionales
1. Automatizar registros
Firmar cada artículo que entra y sale puede ser frustrante cuando hay miles, además del papeleo que eso genera. Pueden producirse errores y ser aprovechados por los delincuentes. Nuestros armarios electrónicos para llaves automatizan estos procesos y se encargan de todos los registros con tan solo un click.
2. Reserva de llaves
Cuando tienes muchas llaves en tu negocio, puede ser difícil saber quién tiene cada una. Los armarios electrónicos para llaves son perfectos para esto. Los empleados pueden reservar llaves mientras los encargados pueden dar permisos o modificarlos a cada persona, en cada momento.
3. Asegúrese de que las tareas se completen correctamente
Cuando las ventas son muy grandes, es probable que los comerciales compitan entre ellos para ver quién cierra la venta.
Esto supone un riesgo si un trabajador se queda con una llave más del tiempo necesario solo para conseguir la venta. Los armarios inteligentes para llaves solucionan este problema ya que crean registros de la duración, historial del usuario y devolución. Esto hace que los empleados se vuelvan responsables y devuelvan las llaves a tiempo.
4. Intercambio de llaves entre empleados
Es probable que los trabajadores se pasen las llaves de uno a otro para cerrar una venta o utilizar un equipo. Esto puede generar un problema a la hora de seguir el rastro del activo cuando se tiene a cientos de trabajadores en nómina.
Pero nuestros armarios electrónicos para llaves le permiten saber quién tiene la llave en cada momento y cambiar la propiedad de esta, contactarlos si es necesario, con su teléfono móvil.
5. Restringir el acceso al personal capacitado
Las llaves podrían caer en manos equivocadas cuando se gestionan muchos servicios. Y si sus activos son de mucho valor como casas, por ejemplo, le gustará que solamente los empleados en quien más confía sean los que tengan acceso a esas llaves. Los sistemas de gestión de llaves inteligentes tienen un software avanzado que proporciona acceso únicamente a usuarios autorizados, mientras se crea un registro 24/ que que sepa exactamente dónde están sus llaves en todo momento.
6. Atento a los fallos en la formación
Los sistemas de control de llaves inteligentes crean informes detallados para alertarle de inmediato sobre información importante, como intentos de inicio de sesión fallidos. Esto puede dar información sobre comportamientos irresponsables por parte de los empleados y requerir una preparación adicional.
¿Cómo saber si es el momento adecuado para introducir sistemas de gestión de llaves en su negocio?
Cuando llegue el momento de evaluar su sistema de seguridad, lo sabrá. Esto se debe a que habrá ciertas señales que indican que su negocio está listo para algo más.
A medida que su negocio crece, y en consecuencia, también los servicios que ofrece o la venta de productos, el tiempo que sus empleados pasan registrando artículos también aumenta.
Si esto les impide completar otras tareas importantes,puede beneficiarse de automatizar el proceso. La automatización puede evitar estrés y confusiones. Si está pagando facturas enormes para reemplazar y reparar activos que se han perdido, dañado o robado, no hay duda: es el momento de revisar sus sistemas de protección.
Pero antes de introducir un nuevo sistema en su negocio debe saber exactamente cuántos activos tiene y cómo se van a utilizar.
Piense en cuánto gasta en el mantenimiento de esos activos y en reemplazar los que se han perdido o robado.
Además, ¿han cambiado las necesidades de la empresa después de la expansión? ¿Necesitan los empleados acceder de manera rápida y fácil a los activos, mientras se protegen al mismo tiempo de los delincuentes?
Es vital asegurarse de comprender las fortalezas y debilidades de seguridad actuales de su negocio antes de introducir cualquier herramienta de gestión de llaves.