Sleutelbeheer binnen de gemeentelijk overheid

/Other/trakacom/NL/NL-Market-4.jpg

Gemeenten hebben vele gedeelde items te beheren. Denk alleen al aan het rijdend materieel van de operationele diensten of de handheld apparatuur van de diensten belast met handhaving.

Gemeenten bezitten van oudsher veel onroerend goed; gebouwen en terreinen allen vergrendeld met sleutels die door meerdere personen gebruikt worden. Gebouwbeheerders zijn doorgaans verantwoordelijk voor het sleutelbeheer van het onroerend goed en zij moeten er ook voor zorgen dat de sleutels beschikbaar zijn voor degenen die deze nodig hebben om zijn of haar werkzaamheden uit te voeren.

Op gemeentehuizen en stadskantoren zijn ook veel sleutels en gedeelde middelen te beheren. Van kantoor- en archiefsleutels tot dienstfietsen en tablets. De sleutels geven toegang tot gevoelige informatie en waardevolle middelen. Gemeenten kunnen geen risico’s lopen op onrechtmatige toegang tot deze items.

Diensten als stadsbeheer die belast zijn met taken als handhaving en het voertuigbeheer voor onderhoudsdiensten, hebben te maken met veel gedeelde bedrijfsmiddelen. Variërend van portofoons en mobiele printers tot veegwagens en maaimachines. Al deze middelen moeten bijna 24/7 beschikbaar zijn voor de medewerkers die ze nodig hebben.

Binnen gemeenten kunnen de Traka oplossingen voor vele doeleinden worden ingezet. De Traka systemen vergemakkelijken het beheer wat scheelt in operationele kosten en verhogen de veiligheid en efficiency aanzienlijk.

Wie, wat, waar en wanneer

Omdat de sleutelpen, die onlosmakelijk met de sleutel verbonden is, voorzien is van een chip, worden alle handelingen van deze chip nauwkeurig geregistreerd en opgeslagen. Zo weet u altijd wie, wanneer en waar welke sleutel in gebruik heeft of had.

U bepaalt wie, wat, waar en wanneer

Ongeacht hoe groot of complex de hiërarchie van uw organisatie is, u kunt van iedereen de rechten beheren.

  • Beheer rechten per groep
  • Geen limieten aan groepsgrootte
  • Beheer (speciale) rechten per individu
  • Stel rechten in per datum, tijd of gebruikslimiet

Schaalbaar in gebruik

Of u nu enkele of duizenden sleutels beheert, de software kent geen limieten en de sleutelbeheer systemen zijn eenvoudig uit te breiden. Heeft uw organisatie meerdere vestigingen, dan kunt u het beheer centraal maar ook decentraal regelen.

De belangrijkste voordelen

24/7 controle over sleutels

De inname en uitgifte van sleutels is bij veel gemeenten een taak van een receptie of afdeling gebouwbeheer, welke steeds minder 24/7 bemand zijn. Een geautomatiseerd sleutelbeheersysteem ontlast die afdelingen en vergroot de beschikbaarheid.

Steeds meer gedeelde middelen om te beheren

Binnen gemeenten zijn er vele gedeelde middelen om te beheren naast sleutels, zoals het wagenpark en mobiele apparatuur Een intelligent locker systeem  verhoogt de veiligheid en beperkt de risico's.

Altijd het juiste antwoord op de vraag: 'Wie heeft welk item gehad?'

Veel van de te beheren items binnen de overheid zijn kostbaar of gevoelig. Bij verdwijning of beschadiging van een item is de belangrijkste vraag: “Wie heeft er het laatst toegang tot desbetreffend item gehad?”. Een geautomatiseerd sleutel- of lockerbeheersysteem heeft hierop altijd het juiste antwoord.